15 популярных техник тайм-менеджмента

Содержание:

Цель тайм-менеджмента

В соответствии с корпоративным подходом к понятию тайм-менеджмента, основной задачей управления рабочим временем является достижение максимальной эффективности его использования путем сбалансированного планирования личной работы в организации. Это справедливо и для управления своим рабочим временем вне организации, если вы, например, свободный художник.

Фундаментальными детерминантами оптимального режима личной работы являются регулярное оперативное планирование и систематичность контроля выполнения управленческих задач.

Режим личной работы должен включать с себя четкую регламентацию использования рабочего времени на решение задач, связанных с документами, приемом посетителей, участие в совещаниях и т.д. Непосредственное составление плана личной работы предполагает своей целью создание нормального ритма работа аппарата управления в масштабах всей организации, так как, в конечном счете, это обеспечивает оптимальную очередность выполнения управленческих задач, дает возможности выделить время для инновационной деятельности, повышения квалификации управленческих кадров, а также определить стратегические перспективы.

Если режим работы несбалансирован, то, в соответствии с концепцией тайм-менеджмента и планирования личной работы менеджера, создаются критические ситуации, принимаются непродуманные решения, снижается результативность труда.

Объективно, планируя свой режим работы, вы не можете игнорировать необходимость выполнения регулярных задач, которые повторяются с определенной периодичностью: ежедневно, еженедельно или ежемесячно. К таким задачам можно отнести, например, работу с документами. Очевидно, что время выполнения периодических работ должно быть четко определено при организации личной работы, так как все они относятся к обязательным задачам и невыполнение их ведет к перебоям в работе и снижению темпов достижения стоящих перед вами целей. Отдельно также можно выделять нерегулярные повторяющиеся работы, которые планируются заранее, например, служебные командировки, переговоры, совещания и т.п.

Внезапно возникающие задачи, объективно не предоставляющие возможности запланировать их заранее, не могут быть предусмотрены при планировании личной работы, следовательно, для этого необходимо резервировать рабочее время, которое может быть использовано вами для их выполнения. В соответствии с принципами тайм-менеджмента решение внезапно возникших задач либо перепоручается, либо переносится на другое время, либо же выполняется за счет сокращения затрат времени на запланированные работы.

Оптимальный режим управления временем должен в максимальной степени учитывать все будущие виды работ, при этом необходимо сопоставлять необходимый объем рабочего времени для выполнения поставленных задач с плановым фондом рабочего времени, чтобы он соответствовал общему бюджету рабочего времени, которым вы располагаете.

Однако, не менее важным аспектом тайм-менеджмента выступает исполнение плана личной работы. Вам необходимо не только рационально распределить свое рабочее время, но и следовать ему, проявить последовательность и системность выполнения запланированных задач, а впоследствии обеспечить контроль выполненных задач. При этом контроль в планировании своего времени должен быть регулярным и предоставлять возможность оценки учета решенных задач, сроков и степени их выполнения.

Time-management – что это такое и как возник

Противоположность этому, понятие «прокрастинация». Это постоянное откладывание важных дел в «долгий ящик». Прокрастинатор «тянет» до последнего и приступает к активным действиям, когда уже «припекло». Уверен, что и у вас бывают приступы лени, однако с ними нужно справляться и развивать в себе волевые качества.

Основная задача тайм-менеджмента (ТМ) – успевать больше, делать лучше, уставать меньше. Если вы постоянно находитесь в режиме спешки, сдвигаете дедлайны и испытываете стресс от того, что не успеваете сделать запланированное, значит, ваша личная эффективность оставляет желать лучшего.

Расскажу, как возник тайм-менеджмент.

Еще 2000 лет назад Сенека – римский философ и мыслитель озвучил идею оценки потраченного времени на хорошее, плохое и бесполезное

Далее он предложил вести учет времени и делать это письменно, чтобы каждое важное дело было доведено до конца

Сенека также выступил за оценку эффективности прожитых лет. По его мнению, каждый мыслящий человек должен регулярно подводить некоторый итог своей жизни. Например, раз в год. Даже наш президент в своем новогоднем обращении несколько минут уделяет подведению итогов за ушедший год.

Вильфредо Парето

Многие успешные люди применяют активно этот принцип на практике: бизнесмены подводят финансовые итоги каждый квартал, спортсмены замеряют дельту достижений ежемесячно.

Следующий виток в развитии тайм-менеджмента принесла эпоха индустриализации. Управляя промышленными предприятиями, нужно было планировать время, за которое работник выполнял ту или иную задачу, появилось понятие рабочего графика и трудовых смен.

Экономист и социолог Вильфредо Парето вывел опытным путем закон, названный в дальнейшем в его честь.

В нашем случае, 20% правильно использованного времени сэкономят вам 80% рабочих часов.

Освоив навыки оптимального распределения ресурсов, вы повысите свою производительность, станете зарабатывать больше.

Этот принцип действует во всех сферах жизни. Например, 20% людей владеют 80% денег

Управление временем включает в себя:

  • анализ временных затрат;
  • грамотное планирование и постановку целей;
  • самоорганизацию;
  • делегирование задач;
  • составление списков;
  • мониторинг деятельности;
  • расстановку приоритетов;
  • исключение лишнего.

Изначально такая деятельность применялась только по отношению к бизнесу. Но постепенно выяснилось, что ТМ отлично работает во всех сферах жизни, включая бытовую.

Управлять самым ценным и невосполнимым ресурсом люди пытались во все времена. Но как полноценная дисциплина тайм-менеджмент получил распространение только в 20 веке.

Замечено, что люди, освоившие навыки ТМ, не только более эффективны в профессиональном плане, но и более здоровы, жизнерадостны и успешны в личных отношениях. Правильное распределение личных ресурсов позволяет осмыслить свою жизнь с точки зрения развития и самосовершенствования.

Основные методики планирования. Краткое описание

АВС планирование базируется на том, что необходимо сначала нужно выполнять наиболее значимые дела (под буквой А), а затем В и С. Дела категории А — самые важные. Они составляют 15% всех дел и приносят 65 % результатов. В — важные дела, которые составляют 20% всех дел и приносят 20% результатов

Категория С — это дела наименьшей важности, они составляют 65% и дают результат — 15%.

Правило Парето или принцип «80 на 20». Этот принцип применим к любой ежедневной деятельности

80% дел, которые вы делаете за день, дают вам 20%нужного результата. А 20% планируемых важных дел приближают вас к результату на 80%. Например: 20% людей владеют 80% капитала, 80% людей владеют 20% капитала. 20% клиентов дают прибыль в 80%, а 80% клиентов дают прибыль в 20%.

Хронометраж — этот метод заключается в том, что вам нужно поминутно записывать все свои действия и сколько времени вы на них потратили. Это поможет вам понять, куда и на что уходит ваше время и как скорректировать ваш график.

Составления списка задач — это самый простой метод планирования, который позволяет планировать и время, и дела.

Как составить правильно список дел и следовать ему

  1. Для начала понаблюдайте за собой. Сколько вам нужно времени на выполнение разных заданий.
  2. Напишите список дел с вечера.
  3. Записывайте конкретные пункты. Например: зайти в магазин. К этому пункту приложите список покупок.
  4. Планируйте весь свой день, не только работу.
  5. Начинайте свой день с выполнения нетрудных задач. Чтобы сразу поставить галочки и взбодриться на весь день мыслью о том, что следовать списку дел не так уж и сложно… Например, сделать зарядку и приготовить завтрак.
  6. Список дел должен быть всегда на виду.
  7. Не пишите в список больше 7 приоритетных дел, чтобы потом не нервничать, что вы что-то не успели.

Тайм-менеджмент вызывает тревогу и делает нас несчастными

Системы тайм-менеджмента продвигают чересчур высокий стандарт эффективности и совершенства, который просто нереалистичен для человека.

Мы часто виним себя за то, что не закончили задачи, или позволяем себе отдохнуть. Как бы усердно мы ни работали, все равно остается множество дел. 

Фото: Unsplash

Тревога становится причиной большей прокрастинации – приложения и напоминания на телефонах не помогают, мы просто их игнорируем. Поэтому мы не можем подолгу уснуть, ворочаемся в кровати и переживаем о списке дел. Вместо того чтобы отдыхать и с удовольствием проводить время с семьей и друзьями, мы тревожимся.

Решение: планируйте регулярный отдых.

Отдых и перезарядка помогут вам работать продуктивно. Я сам помню, как моя одержимость тайм-менеджментом и вычеркиванием дел из списка вызывала большую тревогу, стресс и хроническую прокрастинацию. В итоге я решил перестать заполнять все мои временные блоки продуктивной работой. Вместо этого я начал планировать время для отдыха. Другими словами, вести себя, как нормальный человек. Так я смог повысить продуктивность.

Фото: Unsplash

Если вы начнете выделять время для отдыха и перестанете переживать о тайм-менеджменте, вы сразу же увидите улучшения в своей производительности.

Что такое тайм-менеджмент

Тайм-менеджмент — это, говоря буквально, управление временем. Точнее, комплекс знаний, принципов и техник, направленных на повышение эффективности деятельности. Они помогают успевать больше, тратить меньше времени и добиваться лучших результатов в своей деятельности. Под тайм-менеджментом в узком смысле может подразумеваться организация труда конкретного человека на рабочем месте. Но в более широком контексте это личная продуктивность в самых различных сферах и областях жизни, а также повышение эффективности работы какой-либо организации.

Вопрос о том, как распоряжаться своим временем, возникал много веков назад. Даже некоторые высказывания античных философов можно интерпретировать в духе «тайм менеджмента». Например, Сенека в первом из «нравственных писем к Луцилию» пишет: «Так и поступай, мой Луцилий! Отвоюй себя для себя самого, береги и копи время, которое прежде у тебя отнимали или крали, которое зря проходило.» Как жаль, что Сенека не дожил до наших дней, иначе в своём воззвании он использовал бы и принцип Парето, также известный как принцип 20/80.

В современности тайм-менеджмент стал одной из необходимых практик продуктивных деловых людей. Благодаря информационным технологиям появляется множество инструментов автоматизации нашей работы и высвобождения времени на более важные задачи. Со своей стороны Calltouch вносит лепту в прогресс, разрабатывая сервисы наподобие Оптимизатора, который автоматизирует управление рекламными кампаниями, освобождая маркетологов от рутины. Инструмент для читеров, которые готовы доверить оптимизацию кампаний в Яндекс.Директ и Google Ads автоматизации.

Наши продукты помогают вашему бизнесу оптимизировать расходы на маркетинг
Узнать подробнее

Тайм менеджмент — что это значит

Что такое тайм-менеджмент? Это наука — это наука об эффективном распределении, учете и организации времени. Для чего нужен тайм менеджмент:

  • позволяет выполнять максимум задач за минимум времени;
  • помогает концентрировать усилия на самых важных делах;
  • не дает забыть о том, чтобы отдыхать и жить полной жизнью.

Звучит все просто, но… практически невыполнимо. А все потому, что у нас в голове живут и процветают мифы об управлении временем. Их детально описал Роджер Сайп в своей книге «Развитие мозга»:

  1. Миф о балансе. Мы мечтаем о волшебном балансе в жизни, когда на работу, семью, хобби, спорт и здоровье уделяется равное количество времени. Но это невозможно! Для начала вам пришлось бы либо начать заниматься спортом по 8 часов в день, либо сократить количество рабочих часов в два-три раза. А это просто нереально. Дело в том, что нам нужен не баланс, а гармония — чтобы в нашей жизни гармонично уживались разные виды деятельности, без ущерба для каждой из них.
  2. Миф о том, что временем можно управлять. На самом деле управлять мы можем только собой и своими делами, а время нам неподвластно. Поэтому, если вы хотите успевать больше, то не нужно злиться или обижаться на то, что день такой короткий. Нужно менять свои действия, приоритеты и мотивы. На них вы в силах повлиять.
  3. Миф о нехватке времени. Всем нам не хватает времени на занятия спортом. А еще на прогулки по лесу. Но почти каждому хватает времени на просмотр фильмов и сериалов, а также на регулярное обновление ленты новостей в соцсетях. Один из секретов тайм-менеджмента состоит в том, что наша главная проблема не в нехватке времени, а в том, как мы расставляем приоритеты и на что его тратим.

Управление временем — это такая объемная тема, что и десятка статей не хватит, поэтому в тексте мы укажем только основы тайм-менеджмента и дадим список книг для дальнейшего погружения в эту науку.

Лучшие книги по тайм-менеджменту

Если вы хотите заняться тайм-менеджментом всерьез, без чтения специальной литературы не обойтись. Предлагаю вам мини-подборку самых популярных книг по управлению временем:

  1. “Мастер времени” Брайан Трейси. Эта книга – настоящая библия тайм-менеджмента от всемирно известного гуру по личной эффективности. Если вы никогда не читали на эту тему, начинайте с нее. В книге живым и доступным языком изложены основы тайм-менеджмента и даны простые советы по повышению продуктивности деятельности.
  2. “Как привести дела в порядок” Дэвид Аллен. Автор книги – создатель классической концепции тайм-менеджмента GTD (Getting Things Done), принесшей ему невероятную популярность по всему миру. Суть ее заключается в том, чтобы освободить мозг от необходимости запоминать все дела и обязанности, перенеся их на внешние носители. Книга “Как привести дела в порядок” поможет вам внедрить эту концепцию в свою жизнь и научит эффективно действовать в условиях многозадачности.
  3. “Тайм-драйв. Как успевать жить и работать” Глеб Архангельский. Эта книга уже успела стать классикой. За 6 лет она была переиздана более 15 раз, что говорит о ее небывалой популярности у российских читателей. Она подойдет тем, кто уже знаком с азами тайм-менеджмента и хотел бы отточить свои навыки. В книге собрано огромное количество методов и техник управления временем, среди которых каждый сможет найти что-то для себя.

Ознакомьтесь с полной подборкой книг по тайм-менеджменту.

Советы

Чтобы грамотно управлять временем, повысить личную
продуктивность, уровень заработка и продуктивность, воспользуйтесь следующими
советами:

  1. Объективно оценивайте собственное время. В сутках 24 часа, вам надо еще поесть, поспать, отдохнуть, так что не стройте много планов.
  2. Нехватка времени – это неправильное его распределение, поэтому если что-то не успеваете, перечитайте принципы тайм-менеджмента.
  3. Планируйте на день не более 5 дел, из них важных – не более 3. Тогда вы сможете выполнить их качественно, без спешки.
  4. Занимайтесь спортом, это помогает зарядиться энергией и улучшает когнитивные процессы.
  5. Не пренебрегайте отдыхом и сном. Лучше перенести дела, но отдохнуть, но не наоборот.
  6. Самые объемные и сложные дела – с утра первым делом.
  7. От первого часа после пробуждения зависит продуктивность всего дня, поэтому проведи его с умом.
  8. Не гонитесь за количеством, главное – качество.
  9. Не сравнивайте себя с другими, у каждого человека свои цели, мечты и темп их достижения.
  10. Хвалите себя за успехи, покупайте себе подарки.
  11. Делегируйте все, что можно делегировать.
  12. Выявите те дела, что дают минимум результата, и вычеркните их, чтобы не тратить время.
  13. Ставьте цели, разбивайте их на более мелкие и локальные, обязательно пишите дедлайны и конкретизируйте.
  14. Используйте ежедневник или перечисленные выше приложения.
  15. Периодические анализируйте собственную систему тайм-менеджмента, чтобы выявлять ошибки и исправлять их.
  16. Время – самый важный и ценный ресурс, поэтому проводите его с пользой и удовольствием.

Тренинги по тайм-менеджменту сотрудников

Как правило, большинство подобных корпоративных мероприятий проводятся профессиональными коучами. Но в некоторых случаях руководитель может самостоятельно справиться с организацией тренинга по тайм-менеджменту для сотрудников.

Самые эффективные упражнения:

  • «Длительность минуты». Все работники собираются в одном помещении, снимают часы и убирают телефоны. Нужно, чтобы человек закрыл глаза и открыл через минуту. Так как «внутренние часы» у всех разные, это позволит определить, как каждый работник воспринимает время.
  • «Ритмы эффективности». Попросите, чтобы человек зафиксировал каждый час своего рабочего и выходного дня и оценил, в какое время ощущается энергетический подъем. Эксперимент позволит «нащупать» естественные биоритмы и скорректировать рабочий график с их учетом.
  • «Расстановка приоритетов». Каждому участнику упражнения необходимо написать 10 основных ценностей в жизни, например, дружба, честность, любовь и пр. После этого все делятся на пары и по очереди спрашивают, какое значение имеет та или иная ценность. Нужно понять, предпочтет ли человек семью карьере, что он выберет между здоровьем и деньгами и пр. Так можно определить истинные приоритеты сотрудников.
  • «Хронометраж». Это очень простое, но наглядное упражнение. Поручите сотрудникам записывать все действия, совершенные за день, и проставлять тайминг. Благодаря самонаблюдению обнаруживаются главные «пожиратели времени» и подмечаются привычки, снижающие эффективность работы.

Работает ли управление временем в реальной жизни – мой опыт

Работа редактором и автором в крупных информационных изданиях просто обязывала меня заниматься управлением рабочим и личным временем. Ежедневное общение с десятками сотрудников, работа с огромными массивами информации и распределение задач – все это требовало организации временных ресурсов.

Сложно быть продуктивным, если приходится переключаться с одной деятельности на другую.

Потому тайм-менеджмент мне пришлось осваивать на собственной практике, пользуясь наработками коллег, специальной литературой и личным опытом управления временем.

Чтобы настроить ТМ, мне пришлось полностью изменить подход к работе. Считаю, что использованный мной простой алгоритм из 3-х правил подойдет для большинства видов деятельности, включая бизнес-проекты, удаленную работу, фриланс и занятость в оффлайне.

Три важных момента из личного тайм-менеджмента, которые я исповедую:

Придерживаюсь их уже несколько лет и с каждым годом убеждаюсь, что они классно работают.

Момент 1. Отношение к рабочему процессу

Первое, что нужно сделать, это изменить своё отношение к работе, к личному времени, к жизни в целом. И дело не в том, что вы живете неправильно. Речь идет о переоценке ценностей и приоритетов или хотя бы их критическом осмыслении.

Ответьте себе честно на эти вопросы, иначе никакой ТМ вам не поможет.

  1. Любите ли вы свою работу?
  2. Что бы хотели изменить в своей жизни?
  3. Готовы ли вы к переменам?

Бывает и так, что люди, которые стали грамотно организовывать свою деятельность, вдруг начинают понимать, что большую часть своего времени занимаются совсем не тем, чем хотели бы.

Удовольствие от работы – не миф и не идеализация. Если работа для вас тяжела, скучна, обременительна – нужна ли такая работа вообще?

Возможно, вам стоит сменить род деятельности. Трудиться только ради денег и куска хлеба в наше время слишком расточительно.

Момент 2. Изменить подход к жизни

Изменив отношение к работе и жизни, придется поменять и подход. Сейчас, чтобы быть востребованным специалистом в какой-либо области, недостаточно просто выполнять свою работу. Надо постоянно развиваться, иначе более организованные и трудолюбивые люди обойдут вас на поворотах.

Изменив подход к жизни, вы меняете саму жизнь!

К примеру, я знаю авторов, которые пишут только статьи, и за проекты, хотя бы слегка выходящие за эти рамки, никогда не берутся. Если их просят сделать лэндинг, они отсылают заказчиков ко мне, полагая, что с такой работой не справятся.

Но я тоже узнал, что такое лэндинги, лишь несколько лет назад. Просто когда мне впервые предложили такой проект, я не отказался в испуге, а нашел время разобраться в вопросе, посоветоваться с коллегами и сделать проект.

Быть востребованным и конкурентоспособным – это значит, прокачивать свой «скилл» не только в своей узкой области, но и в смежных сферах. Но где взять на это время? Как раз в этом поможет практический тайм-менеджмент.

Продуктивное управление временем, выбор правильной методологии позволят вам существенно расширить свою сферу деятельности и делать более дорогую работу с теми же, а то и меньшими затратами времени.

Момент 3. Использование тактики и стратегии

Стратегическая программа зависит от цели.

Для начала наведите порядок в рутинных делах: все большие цели начинаются с малого. Составьте список дел, которыми вы занимаетесь в течение дня, укажите затраченное по каждому пункту время и подчеркните задачи, которые вы считаете главными.

Заведите виртуальную мусорную корзину, куда будете «выбрасывать» дела, которые оказались лишними или ненужными. Иногда задачи мы выполняем только потому, что нам не хватило смелости сказать «нет» (самому себе или тем, кто эти дела назначил). Только упорядочив рутину, целесообразно переходить к более глобальным целям.

В следующих разделах вы найдете практические советы от людей, успешно освоивших науку тайм-менеджмента.

10 мифов о тайм-менеджменте

Техники Тайм менеджмент

Техники и инструменты тайм-менеджмента кажутся многим несерьёзными и пустыми. А всё потому, что вокруг них до сих пор ходит масса противоречивых слухов. И каждый вполне можно опровергнуть.

№1. Управление временем невозможно

Здесь скептики любят ссылаться на отсутствие инструментов для реального изменения течения времени. Да, так и есть. Но только тайм-менеджмент – это совсем не о фантастике. Он о грамотном управлении собой в контексте времени.

№2. Это не работает!

Любимый довод тех, кто попробовал что-то одно и не получил результата. Но если сделать анализ, то станет понятна причина неудачи. И в 97% случаев она заключается в:

недостаточной мотивации;
неправильном целеполагании;

неумении отделять важное от второстепенного.

А значит нужно пробовать ещё раз.

№3. Придется больше и усерднее работать

Вовсе нет. Техники управления временем созданы как раз для того, чтобы за меньший временной интервал получить больший результат. А значит человек сумеет сэкономить ресурсы и энергию для близких или хобби.

№4. Это скучно, в тайм-менеджменте нет места спонтанности и творчеству

Не стоит планировать каждое мгновение. Достаточно определить приоритеты и в нужный момент отсечь все отвлекающие факторы.

№5. Это нужно только тем, кто постоянно опаздывает

Фактические опоздания не имеют ничего общего с достижением поставленных целей. Поэтому тайм-менеджмент необходим каждому, кто ищет самые эффективные способы решения задач. А это – 95% населения планеты.

№6 Это изобретение Запада – для России оно не подходит

История тайм-менеджмента чётко обозначена на Западе. Но это вовсе не значит, что в России он не существовал. Просто никто из теоретиков не сумел довести техники до официальной фиксации.

№7. Нельзя стать успешным без управления временем

Неверно привязывать успех к каким-либо техникам. Но любой успешный человек понимает, что основа его достижений – правильное распоряжение временем и умение расставлять приоритеты.

№8. Тайм-менеджмент экономит время

Практически экономить время невозможно. А вот научиться делать всё вовремя и так, чтобы оставался ресурс на семью, хобби и отдых, вполне реально. И с этой точки зрения тайм-менеджмент – оптимальный инструмент.

№9. Бесполезно бороться с прокрастинацией

Прокрастинация – это психологическая особенность, которая подлежит коррекции. Если прокрастинатор обратится за помощью к психологу, то тот в 99% случаев предложит воспользоваться техниками управления временем.

№10. Существуют универсальные техники, которые подходят всем

Нет, это не так. Специалистами разработана масса методик, поэтому каждый может найти свою. Главное – не останавливаться и пробовать.

Тайм менеджмент видео

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock
detector